Ce sunt KPI’s?

Nu întâmplător, la accesarea vestitului motor de căutare „google”, la interogarea „indicatori de performanţă” apar peste 28.600.000 de referinţe afişate în mai puţin de 0.28 secunde… Indicatorii de performanţă sau „Key performance indicators (KPI)” prezintă diverse accepţiuni şi sunt interpretaţi diferit de utilizatori. Pentru a seta corect aşteptările cu privire la indicatorii de performanţă se impune o primă discuţie cu privire la legătura între obiectiv – indicator de performanţă – informaţie – indicator.

Obiectivul – formalizează SMART ţintele companiei cu privire la performanţă cantitativă în toate exprimările sale posibile (profit, cifră de afaceri, piaţă, vânzări, lichiditate, costuri, nr. contracte etc.) sau performanța calitativă – comportamente solicitate pentru atingerea performanţei. Obiectivul este fie de natură strategică (formulat ca obiectiv strategic nr. 1), fie, de cele mai multe ori, setat pentru a îndeplini la nivelul politicilor anuale obiectivul strategic. Exprimarea acestor obiective cantitative şi calitative se face într-adevăr prin intermediul Indicatorilor de performanţă în mod diferit.

Indicatorii de performanţă – sunt definiţi generic ca măsurători prin care conducerea, managementul şi investitorii pot să evalueze performanța afacerii pe termen mediu şi lung şi care asigură comparabilitate între diverse industrii, în dinamică.

Indicatorii,de regulă, sunt rezultanta unei evoluţii în timp, sugerând dinamică faţă de o bază de referinţă, cu sau fără scop strategic.

Nu tot ce poate fi măsurat reprezintă indicator de performanţă. Există informaţii (ex. nr facturi, nr. rebuturi, nr. angajaţi etc.) care nu trebuie să fie neapărat considerate indicatori de performanţă şi care servesc uneori doar ca şi cuantificări ale unei situaţii date, fără scop comparativ sau de predicţie.

Indicatorii cheie de performanţă răspund unor întrebări diverse: „Unde suntem?”, „Unde vrem să ajungem?”, „Cum facem asta?”, oferind informaţii cu privire la stadiul curent, comparaţii de piaţă, target viitor. Prin urmare, se impune o selecţie clară a KPI – Indicatori cheie de performanţă ca fiind acei indicatori care:

K = furnizează avantaj competitiv, legat de obiectivele strategice, legat de funcţionarea unităţii de afaceri în mod direct;
P = sunt legaţi de performanţă în mod direct, clar măsuraţi, cuantificaţi, cu cauze de influenţă prestabilitate;
I = asigura comparabilitate faţă de diverse referinţe, orientat către corecţii viitoare şi care nu explică evenimente istorice.

 

Care sunt principalii cinci KPI’s cei mai folosiţi de către companii? De ce?

Nu există un răspuns universal valabil pentru această întrebare. De regulă indicatorii de performanţă se regăsesc în zona măsurării a trei elemente: activitate, profitabilitate şi productivitate.

Măsurarea productivităţii reprezintă interdependența între două seturi de date; măsoară cum unul dintre seturile de date variază faţă de celălalt. (input vs. output). Exemplu: consumul de materiale la 1000 kg produs finit, numărul de angajaţi implicaţi la un serviciu prestat, numărul de produse într-o oră de producţie.

Măsurarea activităţii arată cum o valoare s-a modificat versus o bază anterioară. Exemplu: consumul de materiale/1000 kg anul curent faţă de anul precedent, nr. produse finite realizate din perioada n+1 faţă de n etc., nr. de contracte de vânzare semnate în perioada n+1 faţă de perioada n, cifra de afaceri realizată în perioada n+1 faţă de perioada n etc.

Măsurarea profitabilităţii arata în ce măsură o valoare investită produce un rezultat aşteptat. Exemplu: profitul companiei la capitalul învestit, profitul marginal, profit la cifra de afaceri, costul operaţional la cifra de afaceri.

Indicatorii de performanţă pot fi: indicatori strategici – oferind informaţii conducerii unei companii (profit la capitalul investit, risc vs. oportunitate, profit la active utilizate, cifra de afaceri, cota de piaţă, preţ acţiuni, satisfacţia angajaţilor şi satisfacţia clienţilor), indicatori manageriali – oferind informaţii managementului (disponibilitatea resurselor, planificare vs. efort, cost la venit vs. buget) sau indicatori operaţionali – oferind informaţii asupra performanţelor individuale (relaţionaţi de procese, activităţi, produse, specificaţii, proceduri, eficiență).

Alegerea KPI relevanţi pentru o companie ţine cont de numeroşi factori: obiectivele strategice (cifră de afaceri, profit, costuri – dezvoltare intensivă sau extensiva), temporizarea activităţii (orientare pe termen lung sau „quick win”- obţinere de profit imediat), profilul companiei (servicii, producţie, distribuţie), situaţie actuală pe curba dezvoltării companiei (creştere, maturitate, declin), inclusiv stilul de management practicat în companie. Spre exemplu, s-a constatat conform studiului întreprins de James Henderson (profesor Management strategic IMD Laussane) că firmele aflate în faza de organizare vor urmări cu precădere indicatori cheie de performanţă legaţi de creşterea cifrei de afaceri, gradul de penetrare pe pieţe noi, nr. de clienţi activi, dezvoltarea canalelor de vânzări şi distribuţie, dezvoltarea personalului. Companiile aflate în creştere îşi vor orienta setul de indicatori cheie de performanţă în zona profitului pe capitalul învestit, a profitului operaţional şi marginal, a valorii economice adăugate. În cele din urmă, organizaţiile mature se vor concentra asupra indicatorilor legaţi de fluxul de numerar, capacitatea de plată, investiţii/dezinvestiţii, gradul de creştere organică.

Nu în ultimul rând paşii importanţi pentru alegerea setului de indicatori de performanţă potriviţi (generici sau/şi cheie) îi reprezintă şi:
a) Clarificarea rezultatului aşteptat: schimbare/schimbare relativă/nici o schimbare, elemente care afectează direct rezultatul aşteptat, valoare, orizont de timp, unitate de analiza, participanţi;
b) Listarea posibililor indicatori şi selecţia unanimă (comisie, comparaţie cu alte companii);
c) Evaluarea fiecărui indicator în baza unor criterii multiple (raport direct de influenţa cu rezultatul scontat, set adecvat ca şi număr de indicatori);
d) Selectarea celor mai buni indicatori în raport cost/credibilitate vs. eficienţa informaţie.

Cum trebuie o organizație să foloseasca KPI’s?

Răspunsul este simplu! În primul rând este nevoie de setarea corespunzătoare a acestora, conform principiilor de considerare a KPI, menţionaţi interior. Este nevoie ca indicatorii să fie ancoraţi în dinamica şi tipologia companiei respective, precum şi de mult discernământ în monitorizarea, controlul lor. Nu în ultimul rând este nevoie ca aceşti indicatori de performanţă să fie ilustrarea cât mai fidelă a obiectivelor companiei cascadate până la ultimul nivel şi exprimate în indicatori operaţionali de urmărit în fiecare department/funcţiune/angajat. Altfel, setul de indicatori va fi un minunat tablou de bord greu accesibil şi inteligibil la nivel organizaţional, o “poză” memorabilă însă complet ne-funcțională.

Autor: Monica Minoiu, EMBA