Lecția de chimie sau cum să comunici cu oameni diferiți

Avem sau n-avem “chimie”? Și dacă n-avem, de unde facem rost? Munca de acasă a scos la iveală multe scurt-circuite în comunicare și a amplificat tensiunile care existau pre-pandemie. Iar dacă înainte ne mai conectam la nivel uman în jurul chicinetei sau la coadă la prânz, în era camerelor mai des oprite decât pornite devine presant să ne ajustăm stilul de comunicare ca să începem să vorbim mai mult unii cu alții decât unii la alții.

În următoarele minute vei afla cum să identifici stilul preferat de comunicare al colegilor tăi și cum să le vorbești pentru ca ei să înțeleagă mai repede ce vrei să le spui.

Cum diferă oamenii între ei și de ce ne-ar interesa asta la muncă?

Sună cunoscut?

“Îmi e foarte greu să lucrez cu Marius. Parcă am fi în armată: mailuri de 2-3 cuvinte din care toate sunt comenzi, n-are mai niciodată răbdare să dezbatem și să analizăm înainte de a trece la acțiune și dacă mă duc să îi cer ceva mereu plec cu o listă de lucruri pe care trebuie să le fac tot eu…”

“Cu Matei orice ședință pare o inchiziție – sau un interogatoriu în cel mai fericit caz…Și după ce că pune atâtea întrebări, tot n-are încredere în mine nici să pun o virgulă într-un mail.”

“Cred că Ioana și-a ratat cariera: ar fi fost mai potrivită ca educatoare, să le vorbească celor mici cu diminutive și să se asigure că se simt bine. Eu una nu mă simt confortabil când mă întreabă cum mă simt și ce-am făcut în weekend.”

“E greu să ai rezultate când unii n-au chef de muncă…Spre exemplu Silvia: parcă e tot timpul pusă numai pe mișto-uri și nu-și dă seama sau nu-i pasă că avem o treabă de făcut.”

Oamenii se uită la lume prin filtre diferite, care influențează atât cum comunică și lucrează cât și ce îi motivează și cum se comportă când nu mai au “baterie”. Și poate că relațiile ar fi mai simple dacă am avea cu toții un manual de “utilizare” și comunicare afișat în poza de profil sau în semnătura din mail. Vestea bună e că devenind atenți și curioși în legătură cu ceilalți ne putem da seama cum să le vorbim ca să ne înțeleagă mai ușor și mai repede. Ceea ce ne va ajuta să avem relații mai bune și să consumăm mai puțină energie -sau chiar să primim energie pozitivă de la alții- pentru a ne face treaba și a ne simți și mulțumiți de asta.

“Păi și de ce să fac tot eu eforturi ca să mă fac înțeles? Cei din jur de ce nu-și dau interesul?” te-ai putea întreba. Sigur că totul ar merge ca uns dacă toată lumea și-ar adapta stilul de comunicare la interlocutori. Dar a ne condiționa activitatea (și relațiile) de ceva ce nu e în controlul nostru e la fel de eficient ca a merge la un prânz cu bufet suedez și a aștepta la masă să vină cineva să ne ia comanda. S-ar putea ca nimeni să nu se ofere sau să vrea să ne aducă ceva de la bufet. Cu ce ne-ar ajuta să rămânem flămânzi dar demni în așteptarea noastră? Așa că haideți să ne concentrăm pe ce putem noi face pentru a ne fluidiza comunicarea cu colegii și a dezvolta acea “chimie” care pare a fi ingredientul secret în echipele de succes.

Ce-i de făcut?

Conform instrumentarului Process Communication Model (PCM)® cu toții avem capacitatea de a folosi o varietate de stiluri de comunicare, dar fiecare persoană are un stil preferat pe care îl folosește mai mult decât pe celelalte. Contextul în care ne aflăm și persoanele cu care interacționăm își pun și ele amprenta asupra stilului pe care alegem să îl folosim. Pentru a afla cum să ne facem mai ușor înțeleși de ceilalți avem nevoie să ascultăm cu atenție cum se exprimă ei natural atunci când nu sunt condiționați de context.

Stilul computer

Persoanele care preferă acest stil pun multe întrebări, cerând informații sau păreri. Mergem drept la țintă cu ei când le cerem informații, îi rugăm să ne explice lucruri sau le cerem părerea și subliniem elementele valoroase din punctul lor de vedere.

Atenție: Dacă le adresăm întrebări închise nu câștigăm mare lucru pentru că nu le invităm capacitatea de a gândi și/ sau nu le dăm ocazia să-și expună punctul de vedere. Riscăm să fim percepuți drept rigizi și neinteresați de ideile sau părerile lor.

DO (exemple):

• ”Ce idei ai ca să scurtăm perioada de procesare a solicitărilor de la Vânzări?”
• ”Cum am putea optimiza procesul de obținere de feedback de la clienți?”
• ”Care crezi că ar fi impactul dacă am externaliza o parte dintre atribuții unui subcontractor? ”
• ”Cum ți se pare propunerea cu care au venit cei de la IT?”

DON’T:

• Nu-i aborda directiv, creează spațiu pentru dezbatere și explorare.
• Nu le spune cum ă facă un tas, întreabă-i cum se gândesc/cum cred că ar fi bine să fie făcut.
• Când le dai feedback negativ, nu diseca ce s- întâmplat sau nu. Întreabă-i ce se gândesc să facă diferit data viitoare.
• Nu ambala mesajul în emoții și glume. Fii specific și invită-i să căutați/caute soluții.

Stilul cald

Pentru oamenii care pun cel mai mare preț pe relații, comunicarea presupune exprimarea propriilor emoții și stabilirea unei conexiuni mai profunde cu cei din jur, chiar și la muncă. Fiind persoane sensibile și calde, cu o intuiție puternică, ei sunt preocupați să conserve armonia. Ne putem conecta mai ușor cu ei dacă ne alocăm timp pentru a dezvolta relația dincolo de sfera profesională.

Atenție: Dacă nu ne-am luat timp să construim relația și începem dintr-o dată să le vorbim despre emoțiile noastre sau le cerem să vorbească despre ale lor, sunt șanse să ne perceapă drept intruzivi sau chiar falși. S-ar putea să nu ne spună asta, ca să nu “ne supere”, dar vor rămâne totuși rezervați în ceea ce ne privește.

DO (exemple):

• ”Cum mai ești?”
• ”Mă bucur că ne-am văzut”
• ”Sunt îngrijorat că se adună prea multe taskuri pentru echipa mea”
• ”Îmi pasă de atmosfera din echipă”

DON’T:

• Nu îi aborda directiv și nu sări direct în subiect; conectează-te cu ei întâi la nivel uman.
• Nu te rezuma la a discuta despre acțiuni și rezultate explorează cum se simt cu munca pe care o au de făcut, cu colegii, etc.

Stilul director

Pentru alte două tipuri de personalitate, calea cea mai scurtă de la idee la acțiune este adresarea imperativă, dar neamenințătoare, non-critică. Această abordare poate fi percepută drept “dură, seacă, rece” de persoanele care și-au dezvoltat mai puțin acest stil de comunicare.

Ca să ne înțelegem mai ușor e important să ne fie clar ce vrem de la ei și să le cerem direct.

Atenție: Este important să subliniem acțiunea și rezultatul pe care ni-l dorim, menționând și “ce le iese lor” dacă se implică în ce le cerem să facă.

DO (exemple):

• ”Dă-mi pe mail concluziile ca să ne putem apuca toți de treabă”
• ”Spune-mi cine a preluat task-ul ca să nu te mai rețin pe tine acum”
• ”Explică-i lui X primii 3 pași ca să te degreveze de partea asta”
• ”Spune-mi 2 variante pe care le-ai vedea pentru proiectul sta, având în vedere aceste 3 constrângeri, până mâine la 12”

DON’T:

• Nu te aștepta să aibă prea multă răbdare pentru ședințe și dezbateri lungi, invită-i clar să contribuie cu ce ai nevoie de la ei și spune-le până când îți trebuie.
• Nu îi aborda emoțional pentru că s-ar putea să se ”sustragă” sau să fie confuzi cu privire la ce ai nevoie de la ei; fii specific!

Stilul jucăuș

Există persoane care parcă sunt puse pe șotii tot timpul și găsesc mereu un mod de a îmbina “utilul cu plăcutul”. Sunt persoane creative și expresive a căror față “vorbește” de multe ori până să apuce să rostească vreun cuvânt. Reacțiile lor pot declanșa reticență și teama că “dacă glumesc atâta, de muncit când mai muncesc???”. Pentru ei cele două nu se exclud, ba din contră. E mult mai eficient să îi abordăm informal decât să consumăm energie să remediem scurt-circuitele în comunicare.

Atenție: ajută să ținem cont de faptul că ei sunt cei mai eficienți când lucrează în echipă și se pot adapta ușor la alternarea taskurilor diverse. Sarcinile solitare, monotone și pe durate lungi de timp nu li se potrivesc prea bine.

DO (exemple):

• ”Ce tare/cool/wow e prezentarea pe care ai făcut-o”
• ”Hai să mai băgăm o fișă la raportul ăla, sunt niște cifre rătăcite pe acolo”
• ”Dacă organizezi și reuniunea asta cu cei de la Vânzări, o să fii ca Jon Snow când s-a aliat cu Danny”

DON’T:

• Nu le spune pas cu pas ce și cum să facă, nu încerca să ai controlul asupra felului în care ei își fac treaba; asigură-te că au înțeles ce au de făcut (într-un stil informal) și că sunt conștienți de consecințe dacă nu își fac treaba. Apoi dă-le spațiu de manifestare.
• Nu încerca să ”nivelezi” abordarea privind modul de lucru, permite-le să se manifeste diferit (în limitele impuse de regulile cunoscute).

De unde să încep?

1. Observă-te cu atenție. Care este stilul tău preferat de comunicare? Cui ar ajuta să-i spui mai clar cum ai nevoie să comunice cu tine ca să meargă lucrurile mai ușor?
2. Ascultă cu atenție. Care este stilul de comunicare preferat ale persoanei?
3. Odată ce ți-ai formulat o primă ipoteză, testeaz-o. Adică vorbește-i pe limba ei și observă cu atenție ce se schimbă. Nu aștepta să ai “toată informația” sau ipoteza perfectă. Cât timp aștepți, riști să se adâncească și mai tare prăpastia dintre voi.
4. Ocupă-te de tine și încarcă-ți bateriile. Ajustarea stilului de comunicare consumă energie și dacă nu ai grijă, o să te trezești judecându-l pe celălalt sau blamându-te pe tine.
5. Fă-ți o hartă a relațiilor în care să inventariezi ce stil de comunicare preferă oamenii cu care interacționezi cel mai mult. (Găsești aici un model). Pregătindu-te în avans pentru întâlnirile cu persoanele care preferă un stil de comunicare diferit vei vedea că nu e atât de greu pe cât ți-ai închipuit și tot repetând abordarea, vei dezvolta o mult mai mare flexibilitate. Dacă ești Project Manager, are cu atât mai mult sens să faci acest inventar al fiecărei echipe de proiect, pentru a evita scurt-circuite, conflicte și întârzieri pe parcurs.

Articol redactat de Andreea Rotaru.