Tips & tricks pentru o sedinta eficienta

Motto: “We are going to continue have these meetings everyday, until I find out why no work is getting done”.

Sedintele sunt o “boala” mai veche a romanului. Te-ai intrebat vreodata cum se traduce, de fapt, in termeni de costuri, o sedinta ineficienta ? Care este salariul fiecarui participant implicat si cat timp consuma in intalnirea respectiva ? De cele mai multe ori, sedinta nu este nici macar necesara, managerul nefacand altceva decat sa ceara celorlalti niste concluzii sau informari care la fel de bine ar fi putut fi prezentate in note transmise personalului implicat.

Pe de alta parte, cum ne simtim cand cineva ne propune o sedinta ? De cele mai multe ori, cascam, ne gandim ca ne vom pierde vremea, ca va trebui sa toleram orgoliile celorlati si ca nu ne vom alege cu nimic…
Liderul face, insa, diferenta intre o sedinta de succes si una interminabila.

Iar daca suntem noi insine in situatia de a convoca o sedinta, pe baza careia sa luam o decizie importanta, sa rezolvam o problema, sa dezvoltam un plan strategic, atunci trebuie sa luam in calcul ca managementul unei sedinte eficiente presupune cateva reguli de baza:

  • Seteaza-ti obiective clare inainte sa convoci sedinta (ce anume vrei sa se realizeze la terminarea sedintei)
  • Informeaza-i pe participantii despre convocarea sedintei si ce trebuie sa pregateasca ei
  • Stabileste intervalul de timp necesar (nu numai cand incepe, ci si cand se termina)
  • Pregateste sedinta (rezerva un spatiu corespunzator, un interval de timp bine stabilit si agreat de majoritatea participantilor, identifica participantii, schiteaza agenda, distribuie materialele necesare in avans.)
  • Fixeaza agenda – (agenda va specifica punctele importante ale sedintei, intrebarile, informatiile necesare si cat timp se aloca fiecarei probleme). Limitati pe cat posibil punctele de discutie
  • Incepe la timp
  • Implica-te activ in conducerea si facilitarea sedintei sau desemneaza un alt membru al echipei sa se ocupe de asta
  • Limiteaza digresiunile de la subiect
  • Vorbeste concis, la obiect si incurajeaza-i si pe ceilalti sa faca la fel
  • Creeaza o atmosfera destinsa si pozitiva (fara critici la adresa vorbitorilor)
  • Sumarizeaza periodic discutiile
  • Anunta, la sfarsitul sedintei, deciziile cheie luate si decide cine este responsabil pentru indeplinirea lor si termenele limita.
  • Incheie intalnirea la ora anuntata

Iata si un mic indrumar de ASA NU:

Inainte de sedinta:

  • Convoci sedinte pentru orice
  • Inviti pe toata lumea la sedinta
  • Nu spui nimanui motivele pentru care ai convocat sedinta
  • Nu pregatesti nici o agenda a intalnirii
  • Nu te preocupi de aspectele logistice. Presupui ca cei invitati vor aduce videoproiector sau ce mai au nevoie.
  • Vii la intalnire cat mai tarziu posibil.

In timpul sedintei:

  • Incerci sa discuti cel putin 10-12 puncte importante (supraincarcand participantii de cate ori e posibil)
  • Domini discutia. Mai ales daca esti seful, nu-i lasi pe ceilalti sa-si expuna ideile.
  • Spui cat mai des, la orice idee sau propunere facuta ” Da, dar…”
  • Esti sarcastic. Ii ridiculizezi pe ceilalti si iti pierzi calmul cat mai des
  • Vorbesti cu alti participanti la sedinta cand cineva ia cuvantul
  • Nu intervii pe parcursul sedintei. Daca s-a deviat de la subiectul propus sau daca atmosfera se incinge nu faci nimic pentru a aduce lucrurile la normal
  • Lasi sedinta sa continue la nesfarsit

Autor: Simona Podgoreanu

Aboneaza-te la newsletter